ABACO – ABOGADOS Y CONSULTORES S.A.S., en adelante ABACO, se permite informar a todos los usuarios que en el momento de acceder a la página web www.abaco.com o a la página web oficial de nuestra empresa, consultar nuestros servicios, y contenidos académicos, sus datos personales serán tratados conforme la normatividad vigente y, específicamente, la siguiente política de tratamiento de datos personales:

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I. CONSIDERACIONES

 

En concordancia con lo expresado por la Ley 1581 de 2012, cuando se expresa la expresión de Tratamiento de Datos se hace referencia a “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”

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En este sentido, los usuarios tienen derecho a saber que datos serán recolectados y almacenados, que uso se les va a dar y si van a ser objeto de difusión o supresión, con el fin de que siempre se encuentren informados al respecto y puedan formular las inquietudes y reclamos correspondientes.

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Ahora bien, no todos los datos que ingrese un usuario en la plataforma web de ABACO serán tratados de la misma manera, toda vez que hay distintos tipos de datos de carácter personal, conforme lo indica la Ley 1266 de 2008:

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a) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.

b) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

c) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

 

A la anterior clasificación se suma la de datos sensibles, consagrada en la Ley 1581 de 2012 de la siguiente manera:

“Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”

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II. DERECHOS DE LOS USUARIOS

 

Los usuarios de la plataforma web de ABACO, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, tendrán los siguientes derechos:

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a) “Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”;

b) “Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley”;

c) “Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”;

d) “Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen”;

e) “Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución”; Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 indicó que el titular de la información personal también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.

f) “Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”.

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III. DEBERES DE ABACO

 

De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 ABACO tendrá los siguientes deberes:

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a) “Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data”;

b) “Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular”;

c) “Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada”;

d) “Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”;

e) “Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible”;

f) “Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada”;

g) “Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento”;

h) “Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley”;

i) “Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular”;

j) “Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley”;

k) “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”;

l) “Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo”;

m) “Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos”;

n) “Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares”;

o) “Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

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IV. AUTORIZACIÓN DEL USUARIO

 

ABACO no realizará ningún tratamiento de datos, salvo autorización expresa, previa e informada; en este sentido, el usuario de los servicios de ABACO declara y acepta que en el momento de remitir el formulario de contacto en el espacio diseñado por la página para tal fin, leyó, comprendió y aceptó la presente política de tratamiento de datos personales.

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Así mismo el consentimiento del usuario se puede obtener en virtud de conductas claras e inequívocas que permitan concluir el conocimiento y aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

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Al respecto también se expresa que de conformidad con lo expresado en la Ley 1581 de 2012 no es necesaria la autorización de los usuarios cuando se trate de:

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a) “Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;”

b) “Datos de naturaleza pública;”

c) “Casos de urgencia médica o sanitaria;”

d) “Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;”

e) “Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.”

“Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.”

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V. INFORMACIÓN BRINDADA POR EL USUARIO

 

ABACO recopila la siguiente información del usuario: nombre, correo electrónico, tipo y documento de identidad, dirección y número de teléfono. Se entenderá que el usuario acepta el tratamiento de aquellos datos e información que voluntariamente indicó en el formulario de contacto.

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Así mismo, con el fin de mejorar la experiencia en nuestra página web, ABACO recopilará de forma automática lo atinente a la forma en que el usuario interactúa con la página web, lo cual incluye los contenidos preferidos, el historial de búsquedas, ubicación geográfica, datos demográficos, correo electrónico o vía telefónica; también se recopilará la información relacionada con el tipo de dispositivos electrónicos que utiliza el usuario para visualizar y acceder a los contenidos disponibles.

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El usuario se obliga a comunicarle a ABACO datos personales de forma veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; ABACO no tendrá ninguna responsabilidad en caso de que el usuario brinde información que no cumpla con uno o varios de los parámetros expresados.

 

VI. COOKIES

 

Las cookies son archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario al navegar por diferentes sitios web para mejorar los servicios prestados. ABACO y los proveedores de servicio pueden utilizar los siguientes tipos de cookies:

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• Esenciales: Sin estas cookies la página web no podría funcionar,  pues sirve para identificar los usuarios, mantener la seguridad y aplicar los términos de uso.

• De rendimiento: Aunque no es necesario que se utilicen estas cookies, es deseable su uso para personalizar la experiencia y recopilar la información tendiente a este objetivo.

• De publicidad: Sirve para que con base en la información suministrada por el usuario se sugieran ofertas comerciales.

 

VII. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS

 

ABACO efectuará el siguiente tratamiento a los datos personales indicados por los usuarios:

Lo anterior se realiza con la finalidad de:

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1. Determinar las preferencias respecto de los contenidos consultados.

2. Mejorar los contenidos académicos que se presentan.

3. Comunicarse con los usuarios a través de los medios de contacto suministrados, como correo electrónico o teléfono, con el fin de facilitar una atención y asesoría oportuna.

4. Cerciorarse de que los usuarios no vulneren las leyes vigentes ni los términos de uso.

 

El tratamiento solo será efectuado por el personal de ABACO que se encuentren debidamente capacitados, cuenten con autorización para ello y en la medida en que sea necesario dicho tratamiento de la información personal. Así mismo, ABACO no divulgará ningún dato personal a través de medios masivos de comunicación sin autorización expresa del titular para ello.

ABACO no transferirá datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo cuando: (i) El titular haya dado autorización expresa e inequívoca de la transferencia, (ii) Haya intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública, (iii) Por transferencias bancarias o bursátiles, (iv) Por transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales, (v) Por transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular, (vi) Por transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

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VIII. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

 

La información que deba suministrarse de conformidad con los parámetros legales le podrá ser comunicada a:

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a) A los mismos usuarios de la plataforma web, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c) A los proveedores de servicios que utiliza ABACO para prestar los servicios de forma óptima

d) A terceros, cuando se necesite el intercambio de información a efectos de concursos, promociones u ofertas.

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IX. NO OBLIGATORIEDAD DE PREGUNTAS SOBRE DATOS SENSIBLES

 

En caso de presentarse, el usuario no se encuentra obligado a responder preguntas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, en los términos estipulados en el artículo 12 literal b. de la Ley 1581 de 2012.

 

X. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE INFORMACIÓN

 

Si un usuario de la plataforma web o sus causahabientes desean consultar la información depositada y de la cual sea responsable ABACO debe seguir este procedimiento:

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1. Realizar una petición escrita que cumpla con los siguientes requisitos: Nombres y apellidos del peticionario, tipo y número de identificación, dirección, número de teléfono, correo electrónico, objeto de la petición, relación de documentos adjuntos y firma.

2. Allegar la petición en las instalaciones físicas de ABACO o al correo electrónico info@abaco.com

3. Adjuntar fotocopia del documento de identidad y la prueba idónea que acredite el interés para solicitar la información; este último requisito solo aplicará en caso de que el peticionario no sea el mismo usuario de la plataforma web.

 

ABACO contará con diez días hábiles para dar la respuesta al usuario, contados a partir de la recepción de la petición, sin embargo este término se podrá prorrogar, situación en la cual se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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XI. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las mismas reglas del procedimiento de consulta de la información, teniendo en cuenta las siguientes particularidades, en concordancia con lo indicado en la Ley 1581 de 2012:

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a) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al usuario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que ABACO no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos personales de ABACO una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

c) ABACO tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo del reclamo para responder. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Luego de la resolución del reclamo, el usuario podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio si siente que se le han vulnerado los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en las leyes.

Para el conteo de los términos aquí prescritos se atenderá a la normatividad vigente, en especial las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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XII. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ABACO se reserva la posibilidad de modificar en todo o en parte la presente política de tratamiento de datos personales, de tal forma que las modificaciones efectuadas tendrán vigencia y se notificarán a los distintos usuarios a partir del momento de su publicación a través de los mecanismos que se tengan dispuestos para ello.

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XIII. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

ABACO, identificada con NIT 901.040.675-0, con domicilio en la Calle 90 No. 12 -28 de Bogotá D.C, Colombia y teléfono 6386899 será responsable del tratamiento de los datos personales ingresados por los usuarios.